Een project managen is serious business. Helaas zien we nog te vaak vervelende scenario’s voorbij komen. Iemand doet het managen van een project “even naast zijn oorspronkelijke werk”, de projectmanager is (nog) te onervaren en wordt niet gecoacht en gestuurd, iemand wordt in de rol gezet maar heeft een hele andere ambitie en ga zo maar even door. Juist door dit soort mismanagement zie ik het zo vaak misgaan in de praktijk met vervelende escalaties en onnodige kosten tot gevolg. Zoals de meeste beroepen is ook het vak projectmanagement een vak apart. Een goede projectmanager verdient zichzelf dubbel en dwars terug. Kennis, kunde, passie en een bak ervaring helpen jou om projecten succesvol te managen. Het is dus een mix van karakter, feeling en inzet en een stukje kennis en kunde. Over dit laatste zijn al vele boeken en theorieën verschenen. Daarom neem ik je in deze blog graag mee langs de ruggengraat van een project, de belangrijkste basis. 

Zoals bij zoveel zaken in het leven is het ook in een project belangrijk om een heldere en sterke basis neer te zetten. Wanneer deze basis mist, is het enorm lastig om het project succesvol te maken. Dit kan onder andere vervelende escalaties, ontevreden klanten en een ontevreden projectteam tot gevolg hebben. Maar wanneer begin je eigenlijk met het neerzetten van de eerste bouwstenen? Het antwoord is al in het sales traject, omdat dit veelal het moment is waar de klantvraag en de klant verwachting neergezet gaan worden. Uiteraard heeft de projectmanager in deze fase alleen een ondersteunende rol, maar deze rol is wel cruciaal bij het opstellen van een planning, scope, budget en een eerste opzet van de risicoanalyse. 

Vervolgens zul je bij de start van het project aan de slag gaan met een projectplan. Dit kun je – uiteraard ook afhankelijk van de grootte en de complexiteit van het project – zo simpel of uitgebreid maken als het project vereist. Het is aan de projectmanager om hier een goede inschatting van te maken en om alle belangrijke vragen de revue te laten passeren. Hieronder een korte opsomming van wat – mijns inziens – de minimale vragen zijn die in ieder projectplan beantwoord dienen te worden. 

• Wat is de achtergrond van het project?
  Hier beschrijf je onder andere om welke klant het gaat, wat de klant drijft om dit project te doen en wat het project inhoudt. Kortom een samenvatting met de belangrijkste aspecten die het project beschrijven. 

• Wat is het doel van het project en wat zijn de subdoelen?
  Bij het projectdoel beschrijf je het strategisch doel van het project. Probeer hierbij voornamelijk de meetbare hoofdzaken te beschrijven. Bij de subdoelen van het project beschrijf je de doelen welke het project niet direct nastreeft, maar welke wel worden behaald door de uitvoering van het project. 

• Wat is de Project Scope?
  Dit is een cruciale vraag, omdat je vaak ziet dat over de scope de meeste discussies ontstaan wanneer deze niet helder beschreven is. Onduidelijkheid over de scope kan leiden tot een ontevreden klant of een project wat zwaar over budget en planning loopt.Als de scope eenmaal staat is het belangrijk om deze gedurende het gehele project continu in het vizier te houden, het project hieraan te toetsen en deze scope duidelijk mee te nemen in de status rapportages.Bij de scope kun je eventueel onderscheid maken tussen de product scope en een organisatie scope. Product scope: Welke producten gaat het project opleveren. Dit kan bestaan uit bijvoorbeeld een zichtbaar eindproduct, een advies, documentatie, etc. Organisatie scope: Hier beschrijf je op welke onderdelen, afdelingen, ruimtes, etc. het project zich gaat richten. En last but not least hebben we natuurlijk het kopje OUT OF SCOPE. Deze wordt vaak vergeten, maar wanneer er duidelijk is welke zaken buiten de scope van het project vallen dan dienen deze uiteraard beschreven te worden. Duidelijkheid over de scope geeft enorm veel rust in het project.
  
  
• Welke project deliverables zijn er gedefinieerd?
  Bij deze vraag gaat het om de daadwerkelijke producten die het project op gaat leveren. Deze kun je eventueel schematisch weergeven in een product breakdown structure. Bij het afsluiten van het project zullen alle producten die hierin worden weergegeven opgeleverd zijn. 
  

• Het plan van aanpak: Welke fasen zal het project doorlopen?
  In dit stuk deel je het project op in de verschillende fasen en beschrijf je per fase van het project beknopt wat er gaat gebeuren.

• Wat is de planning van het project?
  De planning is je leidraad. Gebruik de planning binnen je projectteam als praatdocument bij de voortgangsmeetings en als rapportage middel bij de voortgangsrapportage richting de stakeholders. De project planning bestaat uit een roadmap en een detail planning. In de roadmap vindt je alleen op hoofdlijnen de fasen van het project inclusief de belangrijkste mijlpalen, terwijl in de detail planning alle activiteiten binnen het project benoemd en gepland worden. 

• Hoe ziet het Project Budget eruit?
  Het budget is net als de planning vaak een belangrijk aspect in een project. Daarom is het belangrijk om het projectbudget helder voor ogen te hebben en doordacht te verdelen binnen je project. 

• Met welke restricties en risico’s heeft het project te maken?
  Dit stukje beschrijft of er bepaalde restricties en risico’s zijn waar het project rekening mee dient te houden. Voorbeelden zijn een erg ambitieuze planning, een wispelturige klant, een ruimte welke tussen bepaalde data volledig beschikbaar dient te zijn, bepaalde aannames die zijn gedaan, veel planningen die op elkaar afgestemd dienen te worden, etc.  

• Welke contactmomenten vinden er plaats?In het communicatieplan wordt beschreven welke contactmomenten er plaatsvinden binnen het project.  Hierbij kun je denken aan een statusrapportage intern en naar de klant, geplande brainstormsessies, (wekelijkse) projectteam overleggen, evaluatierapporten etc. 

• Hoe ziet de projectorganisatie eruit?
  Hierbij wordt een schematische weergave van het projectteam, de klant, de leveranciers en andere belangrijke stakeholders gegeven. Met welk team gaan we het project succesvol maken?

Een doel zonder plan is slechts een wens.

Zorg ervoor dat de basis  van het project staat. Dit geeft niet alleen rust en zekerheid, maar de tijd die je erin steekt verdien je ook nog eens meer dan volledig terug gedurende het project. 

Created with Synergy.